Trong quản trị tài sản container, chi phí Bảo trì và Sửa chữa (M&R) là khu vực dễ xảy ra gian lận nhất do tính chất đặc thù: hàng ngàn thiết bị luân chuyển liên tục, hàng trăm hạng mục sửa chữa nhỏ lẻ và sự bất đối xứng thông tin giữa xưởng sửa chữa và chủ sở hữu. Nếu không có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, doanh nghiệp có thể thất thoát từ 10-15% ngân sách M&R hàng năm cho các yêu cầu sửa chữa “ảo” hoặc bị thổi phồng giá trị.
Tại Tân Thanh, chúng tôi thiết lập các quy trình kiểm soát đa lớp và ứng dụng công nghệ để triệt tiêu các kẽ hở gian lận, bảo vệ dòng tiền tối đa cho khách hàng.
1. Các hình thức gian lận phổ biến trong M&R Container
Gian lận thường xuất hiện dưới các hình thức tinh vi sau:
- Báo cáo hư hỏng ảo (Ghost Repairs): Xưởng báo cáo và thu phí cho các hạng mục thực tế không hề hư hỏng hoặc không được sửa chữa.
- Thổi phồng mức độ thiệt hại: Biến một vết móp nhỏ (có thể nắn lại) thành một vết nứt cần thay thế toàn bộ tấm vách để tăng tiền công và tiền vật tư.
- Sử dụng linh kiện cũ nhưng thu phí mới: Thay thế các phụ tùng tái chế từ container thanh lý nhưng báo giá theo đơn giá linh kiện chính hãng mới 100%.
- Trùng lặp hóa đơn (Double Billing): Một lỗi hư hỏng nhưng được báo cáo và thanh toán hai lần ở hai thời điểm hoặc hai Depot khác nhau.
- Thông đồng giám định: Sự bắt tay giữa giám định viên hiện trường và đơn vị sửa chữa để phê duyệt các báo giá bất hợp lý.
2. Chiến lược 4 lớp phòng chống gian lận
Để quản lý rủi ro này, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống phòng thủ vững chắc:
Lớp 1: Chuẩn hóa bộ tiêu chuẩn giám định (IICL)
Việc áp dụng tiêu chuẩn quốc tế IICL giúp xác định rõ ranh giới giữa “Hư hỏng do vận hành” (Wear & Tear – không cần sửa ngay) và “Hư hỏng do tai nạn” (phải sửa). Điều này ngăn chặn việc xưởng tự ý yêu cầu sửa chữa những vết trầy xước tự nhiên.
Lớp 2: Minh bạch hóa bằng hình ảnh và Video
Mọi báo giá M&R bắt buộc phải đính kèm bộ ảnh minh chứng theo quy tắc:
- Ảnh tổng thể số hiệu container.
- Ảnh cận cảnh hư hỏng kèm thước đo tiêu chuẩn.
- Ảnh sau khi đã hoàn thành sửa chữa tại cùng một vị trí. Dữ liệu ảnh phải có tọa độ GPS và dấu mốc thời gian (Timestamp) để tránh việc sử dụng ảnh cũ.
Lớp 3: Giám định ngẫu nhiên và Hậu kiểm (Audit)
Doanh nghiệp nên thuê các giám định viên độc lập hoặc bộ phận kiểm soát nội bộ thực hiện kiểm tra đột xuất tại xưởng. Nếu phát hiện sai phạm, cần có chế tài phạt nặng hoặc đình chỉ hợp đồng ngay lập tức để răn đe.
Lớp 4: Số hóa và Phân tích dữ liệu (Data Analytics)
Sử dụng phần mềm để theo dõi lịch sử sửa chữa của từng container. Nếu một chiếc container được báo thay sàn 2 lần trong vòng 6 tháng, hệ thống sẽ tự động đưa ra cảnh báo đỏ (Red flag) để kế toán kiểm tra lại.
3. Ứng dụng AI và Công nghệ trong kiểm soát gian lận
Hiện nay, các doanh nghiệp tiên phong đang áp dụng AI để tự động hóa khâu kiểm soát:
- AI Vision: Tự động phân tích hình ảnh hư hỏng và so sánh với báo giá của xưởng. Nếu AI nhận diện vết móp chỉ dài 5cm nhưng xưởng báo 15cm, hệ thống sẽ tự động từ chối báo giá.
- Blockchain: Lưu trữ lịch sử sửa chữa trên nền tảng không thể thay đổi, giúp ngăn chặn việc xóa hoặc sửa hồ sơ để gian lận hóa đơn.
4. Vai trò của Tân Thanh trong việc minh bạch hóa chi phí
Tân Thanh cam kết nói không với gian lận thông qua:
- Hệ thống báo cáo trực tuyến: Khách hàng có thể truy cập Portal để xem ảnh thực tế và theo dõi tiến độ sửa chữa từng phút.
- Đơn giá niêm yết rõ ràng: Mọi linh kiện và nhân công đều theo khung giá MSA đã ký kết, không có chi phí phát sinh ngoài thỏa thuận.
- Đội ngũ giám định chính trực: Giám định viên của chúng tôi được đào tạo đạo đức nghề nghiệp và chịu sự giám sát chéo từ bộ phận kiểm soát chất lượng độc lập.
5. Kết luận
Quản lý rủi ro gian lận trong M&R không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tạo ra một môi trường kinh doanh minh bạch và công bằng. Việc kết hợp giữa quy trình chặt chẽ, công nghệ hiện đại và lựa chọn đối tác uy tín như Tân Thanh là “kiềng ba chân” giúp doanh nghiệp logistics bảo vệ tài sản và lợi nhuận bền vững.