Phân tích thời gian chờ Dwell Time và tác động tài chính của phí lưu bãi Demurrage. Hướng dẫn tối ưu hóa quy trình thông quan để giảm chi phí logistics cảng biển và tăng tốc độ chuỗi cung ứng.
Dwell Time – Khi Thời Gian Thực Sự Là Tiền Bạc
Thời gian chờ Dwell Time là tổng thời gian container nằm trong bãi chứa của cảng (từ khi dỡ hàng xuống đến khi được giao cho người nhận, hoặc từ khi người gửi giao hàng đến khi xếp lên tàu). Dwell Time dài là một vấn đề nghiêm trọng trong logistics, làm tăng chi phí logistics cảng biển và phá vỡ lịch trình chuỗi cung ứng. Tác động tài chính này được thể hiện rõ nhất qua phí lưu bãi Demurrage và phí giữ vỏ container Detention.
Để duy trì tính cạnh tranh, doanh nghiệp cần áp dụng các chiến lược quản lý chủ động để tối ưu hóa quy trình thông quan và giảm Dwell Time.
1. Phân Tích Cấu Trúc Chi Phí Của Thời Gian Chờ (Demurrage and Detention)
Phí lưu bãi Demurrage và Detention là khoản phạt tài chính trực tiếp nhất của Dwell Time kéo dài.
- Phí Demurrage: Phí phạt áp dụng bởi hãng tàu đối với container giữ lại cảng/terminal quá thời gian miễn phí (Free Time). Phí này nhằm bù đắp chi phí lưu trữ và giữ container của hãng tàu tại cảng.
- Phí Detention: Phí phạt áp dụng bởi hãng tàu đối với container lấy ra khỏi cảng nhưng bị giữ lại kho/bãi của chủ hàng quá thời gian miễn phí cho việc trả container rỗng về cảng.
- Tác động Lũy tiến: Hình 1 cho thấy chi phí phạt thường tăng theo cấp lũy tiến sau ngày đầu tiên, khiến Dwell Time kéo dài trở thành gánh nặng tài chính không thể chấp nhận.
2. Tối Ưu Hóa Quy Trình Thông Quan và Hồ Sơ (Documentation Efficiency)
Sự chậm trễ hành chính là nguyên nhân hàng đầu gây ra Dwell Time.
- Chuẩn bị Hồ sơ Sớm: Đảm bảo bộ hồ sơ thông quan (như đã đề cập ở Bài II.31) được hoàn tất và gửi cho cơ quan hải quan (VNACCS/VCIS) trước khi tàu cập cảng. Sự chậm trễ của chỉ một chứng từ có thể khiến container bị giữ lại và phát sinh phí lưu bãi Demurrage.
- Thanh toán Thuế Điện tử: Sử dụng các cổng thanh toán điện tử của Hải quan để rút ngắn thời gian hoàn tất nghĩa vụ thuế.
- Vận hành Cổng Cảng (Gate Process): Sử dụng các hệ thống giao nhận điện tử (E-DO) và các ứng dụng cảng để đặt lịch hẹn nhận hàng (e-booking) cho sơ mi rơ moóc, giảm thời gian xếp hàng chờ đợi tại cổng cảng (Hình 2).
3. Cải Thiện Hiệu Suất Xử Lý Tại Bãi Chứa (Yard Management)
Quản lý bãi chứa kém hiệu quả là nguyên nhân cảng bị tắc nghẽn và Dwell Time tăng.
- Quản lý Kho bãi Thông minh: Cảng cần ứng dụng phần mềm quản lý kho bãi (YMS – Yard Management System) để tối ưu hóa vị trí xếp container, đảm bảo container sẵn sàng cho việc giao nhận được đặt ở các vị trí dễ tiếp cận, giảm thời gian tìm kiếm và nâng hạ.
- Phối hợp Vận tải: Công ty vận tải cần phối hợp chặt chẽ với cảng thông qua các công nghệ số (như trong Hình 2) để đảm bảo sơ mi rơ moóc đến cảng đúng giờ đã đặt hẹn, tránh tạo ra sự tắc nghẽn không cần thiết.
4. Chiến Lược Quản Lý Nội Bộ Để Giảm Phí Detention
Phí Detention phụ thuộc vào tốc độ dỡ hàng tại kho của chủ hàng.
- Tốc độ Dỡ hàng: Doanh nghiệp cần cải thiện quy trình làm việc tại kho, đảm bảo nhân lực và thiết bị sẵn sàng để dỡ hàng ngay khi sơ mi rơ moóc đến. Mục tiêu là hoàn trả vỏ container rỗng về cảng trong thời gian ngắn nhất có thể (ví dụ: trong vòng 24-48 giờ) để tránh phí phạt.
- Đàm phán Free Time: Đối với các tuyến vận tải thường xuyên hoặc hàng hóa khó dỡ, doanh nghiệp nên đàm phán với hãng tàu để có được thời gian miễn phí (Free Time) dài hơn (ví dụ: 10 ngày thay vì 7 ngày), là một chiến lược quan trọng để quản lý chi phí logistics cảng biển.
5. Ứng Dụng Công Nghệ Giám Sát Để Theo Dõi Dwell Time
Công nghệ là công cụ thiết yếu để đo lường và kiểm soát Dwell Time.
- Theo dõi Container (Tracking): Sử dụng GPS hoặc các hệ thống theo dõi của hãng tàu để giám sát vị trí và trạng thái của container. Việc nắm rõ container đã đến cảng và được dỡ hàng khi nào là cần thiết để bắt đầu tính toán Free Time.
- Phân tích Dữ liệu: Các nhà quản lý logistics sử dụng dữ liệu Dwell Time lịch sử để xác định các tắc nghẽn thường xuyên nhất (ví dụ: luôn chậm trễ ở khâu kiểm tra chuyên ngành) và lên kế hoạch xử lý trước.
Giảm Dwell Time – Tăng Cạnh Tranh
Thời gian chờ Dwell Time là một chỉ số tài chính và vận hành quan trọng. Bằng cách áp dụng tối ưu hóa quy trình thông quan bằng công nghệ số (như Hình 2), quản lý nội bộ chặt chẽ để giảm phí Detention, và nắm rõ cấu trúc phí lưu bãi Demurrage (Hình 1), doanh nghiệp có thể giảm đáng kể chi phí logistics cảng biển, nâng cao tốc độ lưu thông hàng hóa và củng cố vị thế cạnh tranh trên thị trường quốc tế.