Trong hoạt động khai thác container, tranh chấp về Bảo trì và Sửa chữa (M&R) là vấn đề thường xuyên xảy ra giữa ba bên: Chủ sở hữu (Hãng tàu/Leasing), Bên thuê (User) và Xưởng sửa chữa (Depot). Những xung đột này thường xoay quanh việc xác định: “Lỗi này do ai gây ra?” và “Chi phí này có hợp lý không?”. Nếu không có quy trình giải quyết khoa học, tranh chấp sẽ dẫn đến việc container bị giam bãi, làm tăng chi phí cơ hội và rạn nứt mối quan hệ đối tác.
Tại Tân Thanh, chúng tôi xây dựng cơ chế đối thoại dựa trên dữ liệu kỹ thuật khách quan để hòa giải và giải quyết tranh chấp một cách nhanh chóng, công bằng nhất.
1. Những nguyên nhân gốc rễ gây ra tranh chấp M&R
Phần lớn các cuộc tranh chấp phát sinh từ sự thiếu thống nhất trong quan điểm:
- Phân loại hư hỏng: Chủ hàng cho rằng đó là lỗi “Hao mòn tự nhiên” (Wear & Tear), trong khi xưởng giám định là “Hư hỏng do vận hành” (Damage).
- Tiêu chuẩn áp dụng: Sự khác biệt giữa tiêu chuẩn của từng hãng tàu riêng lẻ và tiêu chuẩn quốc tế IICL.
- Đơn giá phụ tùng: Tranh luận về việc sử dụng hàng OEM hay Aftermarket và mức phí nhân công (Labor rate) tại các khu vực khác nhau.
- Hiện trạng đầu kỳ: Thiếu biên bản giám định lúc giao container (Gate-out) dẫn đến khó đối chiếu khi trả container (Gate-in).
2. Quy trình 4 bước giải quyết tranh chấp chuyên nghiệp
Khi có xung đột về báo giá hoặc phạm vi thiệt hại, các bên nên tuân thủ lộ trình sau:
Bước 1: Đối chiếu bằng chứng hình ảnh (Evidence Review) Mọi tranh chấp phải bắt đầu từ hình ảnh. Các bên cần xem xét bộ ảnh giám định: Ảnh tổng thể, ảnh cận cảnh hư hỏng kèm thước đo, và ảnh số hiệu container. Hình ảnh có dấu mốc thời gian (Timestamp) là bằng chứng không thể chối cãi để xác định thời điểm phát sinh lỗi.
Bước 2: Sử dụng bên thứ ba làm trọng tài (Joint Survey) Nếu các bên không thể tự thỏa thuận, hãy mời một đơn vị Giám định Độc lập (Third-party Surveyor). Ý kiến chuyên môn của giám định viên có chứng chỉ IICL sẽ làm cơ sở kỹ thuật để các bên tuân thủ. Chi phí thuê giám định này thường do bên có kết luận sai chi trả.
Bước 3: Đàm phán dựa trên nguyên tắc chia sẻ rủi ro (Compromise) Trong nhiều trường hợp “vùng xám” (không rõ lỗi do ai), giải pháp thông minh là chia sẻ chi phí theo tỷ lệ (ví dụ 50/50). Điều này giúp giải phóng container ngay lập tức để tiếp tục kinh doanh thay vì tốn thêm phí lưu bãi để chờ đợi kết quả cuối cùng.
Bước 4: Quyết toán theo hợp đồng khung (MSA) Mọi kết luận sau tranh chấp phải được ghi nhận vào biên bản và đối chiếu với đơn giá đã ký kết trong Hợp đồng Dịch vụ Khung (Master Service Agreement).
3. Kỹ thuật giảm thiểu tranh chấp từ giai đoạn hợp đồng
Phòng bệnh hơn chữa bệnh. Doanh nghiệp có thể giảm 80% tranh chấp nếu thực hiện tốt các điều khoản sau:
- Xác lập danh mục Wear & Tear rõ ràng: Liệt kê cụ thể những hạng mục nào được coi là hao mòn tự nhiên (ví dụ: rỉ sét nhẹ, trầy xước sơn dưới 10cm) để xưởng không báo giá sửa chữa.
- Áp dụng mức miễn trừ (Deductible/DPP): Thiết lập một khoản chi phí cố định (ví dụ 50 USD) mà bên thuê sẽ chi trả mà không cần tranh luận cho các hư hỏng nhẹ.
- Thống nhất bộ mã hư hỏng (Damage Codes): Sử dụng hệ thống mã chuẩn quốc tế để loại bỏ sự hiểu lầm do ngôn ngữ mô tả.
4. Ứng dụng công nghệ để minh bạch hóa dữ liệu
Việc sử dụng phần mềm quản lý bãi (TOS) hoặc cổng thông tin khách hàng (Customer Portal) giúp:
- Lưu trữ lịch sử sửa chữa trọn đời của container.
- Cho phép chủ hàng phê duyệt hoặc từ chối từng hạng mục sửa chữa kèm theo ghi chú trực tuyến.
- Tự động cảnh báo nếu một lỗi đã được sửa trước đó nhưng lại xuất hiện trong báo giá mới.
5. Vai trò của Tân Thanh trong việc điều hòa tranh chấp
Tân Thanh cam kết sự chính trực trong vai trò đơn vị cung cấp dịch vụ M&R:
- Giám định công tâm: Đội ngũ giám định viên của chúng tôi tuân thủ nghiêm ngặt chuẩn IICL, không “vẽ” thêm lỗi để tăng doanh thu.
- Hỗ trợ tư vấn kỹ thuật: Khi có tranh chấp giữa chủ hàng và bên thuê, Tân Thanh sẵn sàng cung cấp các giải thích chuyên môn về nguyên nhân gây ra hư hỏng dựa trên đặc điểm vật lý của thiết bị.
- Hệ thống lưu trữ ảnh số: Chúng tôi lưu trữ hình ảnh giám định lên đến 5 năm, sẵn sàng cung cấp lại bất cứ khi nào khách hàng cần đối soát lịch sử tài sản.
6. Kết luận
Tranh chấp M&R là một phần tất yếu của ngành vận tải, nhưng cách chúng ta giải quyết chúng sẽ định nghĩa sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Bằng việc lấy dữ liệu hình ảnh làm gốc, lấy tiêu chuẩn quốc tế làm thước đo và sự minh bạch làm tôn chỉ, mọi xung đột đều có thể được tháo gỡ một cách êm đẹp. Hãy để Tân Thanh cùng bạn xây dựng một quy trình vận hành ít tranh chấp, nhiều tin cậy và tối ưu hóa lợi nhuận nhất trên từng mét vuông vỏ thép.