Trong hoạt động xuất nhập khẩu, hai loại phí Demurrage (DEM) và Detention (DET) thường được ví như “những con số biết đau”, bởi nếu không kiểm soát tốt, chúng có thể ngốn sạch lợi nhuận của một lô hàng. Tuy nhiên, phí DEM/DET không phải là con số cố định không thể thay đổi.
Bằng một chiến lược đàm phán sắc bén và sự chuẩn bị kỹ lưỡng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể gia hạn thời gian miễn phí (Free time), từ đó tạo ra biên độ an toàn cho dòng tiền. Dưới đây là các bước chiến lược mà Tân Thanh gợi ý cho bạn.
1. Phân biệt rõ Demurrage và Detention để đàm phán chính xác
Trước khi đàm phán, bạn cần hiểu rõ đối tượng mình đang thương thảo:
- Demurrage (Lưu kho/bãi): Phí tính khi container nằm trong cảng quá thời hạn quy định.
- Detention (Lưu vỏ): Phí tính khi bạn đem container về kho riêng để đóng/trả hàng quá thời hạn quy định.
Thông thường, hãng tàu sẽ gộp chung thành “Combined Free Time”. Việc hiểu rõ nhu cầu của mình (cần thêm thời gian ở cảng hay cần thêm thời gian tại kho) sẽ giúp bạn tập trung mục tiêu đàm phán vào đúng điểm yếu.
2. Các đòn bẩy chiến lược trong đàm phán
Hãng tàu sẽ không dễ dàng cho không bạn thời gian miễn phí nếu bạn không có các “đòn bẩy” sau:
Tận dụng quy mô sản lượng (Volume Commitment)
Nếu doanh nghiệp của bạn có sản lượng xuất nhập khẩu ổn định hàng tháng, đây là vũ khí mạnh nhất. Bạn có thể cam kết đi một lượng TEUs nhất định trong năm để đổi lấy gói 14-21 ngày Free time (thay vì 7 ngày mặc định).
Tận dụng sức mạnh của Forwarder/Logistics Partner
Các công ty Forwarder lớn thường có hợp đồng khung (Service Contract) với hãng tàu với những ưu đãi đặc biệt về DEM/DET. Nếu doanh nghiệp của bạn nhỏ, hãy thông qua các đối tác uy tín hoặc các Forwarder có quan hệ tốt với hãng tàu để hưởng các đặc quyền này.
Đàm phán dựa trên đặc thù hàng hóa
Với các loại hàng đặc thù như nông sản mùa vụ (cần kiểm dịch lâu) hoặc hàng máy móc siêu trường siêu trọng (lắp đặt lâu), bạn có lý do chính đáng để yêu cầu thêm thời gian Detention. Hãng tàu thường linh hoạt hơn khi hiểu được quy trình vận hành cụ thể của mặt hàng.
3. Thời điểm vàng để đàm phán
Đừng bao giờ đợi đến khi container đã về đến cảng mới bắt đầu xin miễn giảm.
- Trước khi ký hợp đồng/Booking: Đây là lúc bạn có quyền lực lớn nhất. Hãy đưa yêu cầu về DEM/DET vào ngay trong khâu báo giá (Quotation).
- Giai đoạn thấp điểm của ngành vận tải: Khi các tàu còn nhiều chỗ trống, hãng tàu sẽ sẵn sàng nới lỏng các điều kiện về phí để thu hút khách hàng.
4. Các giải pháp thay thế để giảm áp lực DEM/DET từ Tân Thanh
Nếu việc đàm phán với hãng tàu gặp khó khăn, bạn có thể áp dụng các giải pháp từ hạ tầng của Tân Thanh:
- Chuyển đổi sang Container kho (Storage Container): Thay vì để hàng trong container của hãng tàu và chịu phí DET cao ngất ngưởng, hãy rút hàng và chuyển sang container kho của Tân Thanh tại bãi hoặc kho riêng. Chi phí thuê container kho rẻ hơn rất nhiều so với phí phạt của hãng tàu.
- Tận dụng bãi Depot của Tân Thanh: Sử dụng hệ thống bãi vệ tinh của chúng tôi để hạ bãi chờ xuất sớm hoặc trả vỏ nhanh, giúp cắt giảm thời gian tính phí Detention.
- Sử dụng dịch vụ giám định tại chỗ: Giúp rút ngắn thời gian kiểm hóa, thông quan, từ đó giải phóng container sớm hơn thời hạn Free time.
5. Những lưu ý khi ký kết điều khoản DEM/DET
- Kiểm tra kỹ lịch trình tàu (Schedule): Nếu tàu thường xuyên bị hoãn (Delay), hãy yêu cầu hãng tàu tính Free time từ thời điểm tàu thực tế cập cảng (Actual Arrival) chứ không phải lịch trình dự kiến.
- Điều khoản về ngày nghỉ: Đàm phán để không tính các ngày nghỉ lễ, chủ nhật vào thời gian Free time.
- Văn bản hóa mọi cam kết: Đảm bảo mọi thỏa thuận về số ngày miễn phí được thể hiện rõ ràng trên Booking Note hoặc vận đơn (Bill of Lading).
6. Kết luận
Đàm phán phí DEM/DET là một nghệ thuật đòi hỏi sự kiên nhẫn và dữ liệu thực tế. Một doanh nghiệp quản trị tốt là doanh nghiệp không bao giờ phải trả tiền phạt lưu bãi. Hãy luôn dự phòng các phương án thay thế như sử dụng container kho của Tân Thanh để nắm thế chủ động trong mọi tình huống.