Trong quản trị container, quy trình Bảo trì và Sửa chữa (M&R) truyền thống thường bị tắc nghẽn ở khâu phê duyệt báo giá và đối soát hóa đơn. Việc sử dụng chứng từ giấy hoặc email rời rạc không chỉ làm chậm tốc độ quay vòng của tài sản mà còn dễ dẫn đến sai sót trong thanh toán. Số hóa toàn diện quy trình từ báo giá đến hóa đơn là chìa khóa để tối ưu hóa dòng tiền và nâng cao hiệu quả vận hành.
Tại Tân Thanh, chúng tôi đi đầu trong việc áp dụng hệ thống quản trị dữ liệu số, giúp khách hàng rút ngắn thời gian phê duyệt và minh bạch hóa mọi khoản chi phí.
1. Những hạn chế của quy trình thanh toán M&R truyền thống
- Trễ thời gian (Lead time): Container phải nằm chờ hàng giờ, thậm chí hàng ngày để chờ nhân viên hiện trường gửi ảnh, bộ phận kỹ thuật kiểm tra và ban lãnh đạo ký duyệt báo giá.
- Sai lệch dữ liệu: Việc nhập liệu thủ công từ biên bản giám định giấy (EIR) vào phần mềm kế toán dễ gây nhầm lẫn về đơn giá linh kiện hoặc tiền công lao động.
- Khó khăn trong đối soát: Đến kỳ thanh toán, việc đối chiếu hàng trăm tờ hóa đơn với hàng nghìn hạng mục sửa chữa nhỏ lẻ gây áp lực cực lớn cho bộ phận kế toán.
- Lưu trữ kém: Chứng từ giấy dễ hư hỏng, thất lạc, gây khó khăn khi cần truy xuất lại lịch sử bảo trì để phục vụ bảo hiểm hoặc tranh chấp.
2. Quy trình số hóa báo giá và hóa đơn (Digital Workflow)
Quy trình số hóa hiện đại được thực hiện qua các bước tự động hóa:
- Bước 1: Giám định số (Mobile Inspection): Giám định viên tại bãi sử dụng máy tính bảng để chụp ảnh hư hỏng và chọn các hạng mục sửa chữa từ menu có sẵn. Hệ thống tự động áp đơn giá theo Hợp đồng Dịch vụ Khung (MSA).
- Bước 2: Phê duyệt trực tuyến (Online Approval): Báo giá được gửi tức thì qua hệ thống CMS hoặc ứng dụng di động cho chủ hàng. Khách hàng có thể xem ảnh thực tế và nhấn “Phê duyệt” ngay trên điện thoại.
- Bước 3: Hóa đơn điện tử (e-Invoicing): Ngay sau khi công việc hoàn thành và được nghiệm thu, hệ thống tự động xuất hóa đơn điện tử dựa trên dữ liệu đã được phê duyệt, loại bỏ hoàn toàn việc nhập liệu lại.
- Bước 4: Thanh toán và Đối soát tự động: Hệ thống kế toán của hai bên kết nối qua API để tự động đối chiếu mã số container, số hóa đơn và số tiền, giúp việc tất toán diễn ra trong vài giây.
3. Lợi ích vượt trội của việc số hóa thanh toán
- Rút ngắn Downtime: Giảm thời gian chờ phê duyệt báo giá từ vài ngày xuống còn vài phút, giúp container nhanh chóng trở lại luồng vận hành để sinh lời.
- Minh bạch tuyệt đối: Mọi hạng mục chi phí đều được gắn liền với hình ảnh minh chứng và căn cứ theo đơn giá hợp đồng đã ký, loại bỏ các khoản “chi phí lạ”.
- Giảm chi phí quản lý: Tiết kiệm nhân lực cho việc đối soát thủ công và giảm chi phí in ấn, lưu trữ chứng từ giấy.
- Dữ liệu phân tích (Analytics): Dữ liệu số giúp doanh nghiệp dễ dàng trích xuất báo cáo về xu hướng chi phí M&R, từ đó điều chỉnh ngân sách chính xác hơn.
4. Giải pháp hỗ trợ từ Tân Thanh Container
Tân Thanh đồng hành cùng khách hàng trong lộ trình chuyển đổi số M&R thông qua:
- Hệ thống phần mềm tiên tiến: Cung cấp cổng thông tin (Portal) dành riêng cho khách hàng để theo dõi trạng thái sửa chữa và phê duyệt báo giá trực tuyến 24/7.
- Minh bạch hóa dữ liệu: Mọi quy trình sửa chữa tại bãi Depot của chúng tôi đều được ghi nhận bằng hình ảnh và lưu trữ trên đám mây, sẵn sàng để khách hàng truy xuất bất cứ lúc nào.
- Tích hợp hóa đơn điện tử: Quy trình xuất hóa đơn nhanh chóng, chính xác theo quy định pháp luật, hỗ trợ tối đa cho bộ phận kế toán của khách hàng.
5. Kết luận
Số hóa quy trình thanh toán M&R không chỉ là một xu hướng công nghệ, mà là một chiến lược quản trị tài chính thiết yếu. Bằng cách minh bạch hóa báo giá và tự động hóa hóa đơn, doanh nghiệp logistics không chỉ bảo vệ được dòng tiền mà còn nâng cao vị thế cạnh tranh thông qua tốc độ và sự chuẩn xác. Hãy để Tân Thanh giúp bạn biến quy trình M&R từ một rào cản hành chính thành một lợi thế vận hành mạnh mẽ.