Trong ngành vận tải container quốc tế, khóa Seal (niêm phong) không chỉ là một chiếc khóa đơn thuần; nó là bằng chứng pháp lý xác nhận tính nguyên vẹn của hàng hóa bên trong. Một lỗ hổng trong quy trình quản lý Seal có thể dẫn đến những tổn thất tài chính khổng lồ và các tranh chấp pháp lý kéo dài.
Tại Tân Thanh, chúng tôi luôn nhấn mạnh rằng việc tuân thủ các tiêu chuẩn quản lý Seal không chỉ là quy định, mà là hàng rào bảo vệ tài sản của chính doanh nghiệp.
1. Tiêu chuẩn quốc tế về khóa Seal (ISO 17712)
Mọi container vận chuyển quốc tế bắt buộc phải sử dụng khóa Seal đạt tiêu chuẩn ISO 17712. Tiêu chuẩn này phân loại Seal thành 3 cấp độ:
- Indicative Seal (Seal chỉ báo): Thường bằng nhựa, dễ phá vỡ, dùng để đánh dấu.
- Security Seal (Seal an ninh): Có độ bền cao hơn, yêu cầu dụng cụ để phá.
- High Security Seal (Seal an ninh cao): Thường là Seal cối (Bolt Seal) làm bằng kim loại siêu bền, chống lại các hành vi xâm nhập trái phép. Đây là loại bắt buộc cho các chuyến hàng đi Mỹ (C-TPAT) và Châu Âu.
2. Quy trình quản lý Seal tiêu chuẩn (Seal Management SOP)
Một quy trình quản lý Seal chặt chẽ cần tuân thủ các bước sau:
Kiểm tra tình trạng Seal trước khi bấm
- Đảm bảo Seal mới 100%, không có dấu hiệu trầy xước hoặc đã qua sử dụng.
- Đối chiếu số Serie trên thân Seal và chuôi Seal phải trùng khớp hoàn toàn.
Quy trình bấm Seal và ghi chép
- Seal phải được bấm vào vị trí khóa trên tay nắm cửa container bên phải.
- Ngay sau khi bấm, nhân viên phải kiểm tra độ chắc chắn bằng cách giật mạnh.
- Số Seal phải được ghi chính xác vào toàn bộ chứng từ: Vận đơn (Bill of Lading), Biên bản bàn giao (EIR) và Phiếu đóng gói (Packing List).
Kiểm tra tại các điểm trung chuyển
Tại mỗi điểm dừng (Cảng, Bãi Depot Tân Thanh, Kho), nhân viên tiếp nhận phải kiểm tra “7 điểm an ninh” của container và tình trạng Seal để đảm bảo không có dấu hiệu bị cắt dán hoặc thay thế tinh vi.
3. Phân định trách nhiệm khi xảy ra mất mát hàng hóa
Khi container về đến đích với tình trạng hàng bị thiếu nhưng Seal vẫn còn nguyên hoặc Seal bị thay thế, việc phân định trách nhiệm dựa trên các nguyên tắc sau:
Trường hợp Seal còn nguyên nhưng hàng thiếu
- Trách nhiệm của Shipper (Người gửi hàng): Nếu Seal còn nguyên và không có dấu hiệu can thiệp kết cấu container, lỗi thường được xác định là do khâu đóng hàng thiếu tại kho. Người vận chuyển sẽ được miễn trách nhiệm theo quy tắc “Said to Contain” (Hàng được kê khai bởi người gửi).
Trường hợp Seal bị cắt hoặc thay đổi số hiệu
- Trách nhiệm của Người vận chuyển (Carrier): Nếu số Seal tại điểm đích khác với số Seal ghi trên vận đơn gốc, người vận chuyển phải chịu trách nhiệm hoàn toàn cho phần hàng hóa bị mất trong quá trình họ quản lý container.
- Trách nhiệm của Cảng/Bãi (Depot): Nếu mất mát xảy ra trong thời gian container lưu bãi, đơn vị quản lý bãi phải bồi thường theo các điều khoản hợp đồng lưu kho.
Trường hợp “Lỗi ẩn tỳ” trên vỏ Container
Nếu kẻ gian không cắt Seal mà tháo bản lề cửa hoặc cắt vách thép rồi hàn lại tinh vi, trách nhiệm pháp lý trở nên phức tạp. Lúc này, biên bản giám định tình trạng vỏ container từ các đơn vị uy tín như Tân Thanh sẽ là bằng chứng then chốt để xác định bên có lỗi.
4. Giải pháp phòng ngừa rủi ro từ Tân Thanh
Để bảo vệ tối đa quyền lợi của khách hàng, Tân Thanh cung cấp các giải pháp hỗ trợ quản lý an ninh container:
- Container chất lượng cao: Hệ thống bản lề và tay khóa được thiết kế chống tháo rời từ bên ngoài, ngăn chặn các hành vi xâm nhập mà không phá Seal.
- Dịch vụ giám định chuyên nghiệp: Hỗ trợ kiểm tra và cấp biên bản tình trạng container tại bãi, giúp khách hàng có bằng chứng vững chắc trước khi tiếp nhận hàng.
- Tư vấn loại Seal phù hợp: Giúp khách hàng lựa chọn loại High Security Seal tốt nhất cho từng thị trường xuất khẩu.
5. Kết luận
Quản lý Seal không chỉ là việc ghi chép các con số, mà là một quy trình bảo mật đòi hỏi sự tỉ mỉ. Việc hiểu rõ các tiêu chuẩn ISO và nắm vững quy tắc phân định trách nhiệm pháp lý sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong các tình huống tranh chấp.
Hãy luôn nhớ: Một chiếc Seal nhỏ có thể bảo vệ một lô hàng lớn, nhưng chỉ khi nó được quản lý bởi một quy trình chuyên nghiệp.